MANAJEMEN PROYEK BIDANG IT & PENDIDIKAN PART 2 || MAHFUD ANDRIYAN

Assamua’alaikum Wr.Wb

Pendahuluan :
Alhamdullilah kawan hari ketiga ini saya akan menulis blog untuk menyampaikan kegiatan saya hari ini di BLC Telkom.

Materinya kelajutan dari materi kemarin membahas tentang 4 Prinsip Umum Manajemen Proyek (POAC). Apa itu POAC ? Mari kita simak dengan seksama ya kawan…


Latar Belakang :
Pada sebuah dunia kerja nyata kita itu memerlukan yang namanya proses untuk
mencapai tujuan yang ada, tapi kenyataan itu tidak semudah yang kita bayangkan pada saat ini. Maka untuk mencapai tujuan itu kita perlu mengetahui konsep-konsep manjemen proyek agar nanti kita mudah dalam melakukan suatu hal di dunia kerja tersebut.

Pengertian :
Manjemen proyek merupakan cara atau metode yang yang dikembangkan menyeluruh secara ilmiah. sehingga terdapat perkembangan pada IT dan bidang pendidikan yang mampu merubah pola berfikir siswa menjadi lebih baik.


Maksud dan Tujuan :
Dengan adanya penjelasan materi manjemen proyek dibidang IT dan pendidikan ini kita dapat mengetahui dan memahami secara detail dalam melakukan rencana untuk mecapai tujuan.


Hasil yang Diharapkan :
Semoga dengan kita diajarkan materi manajemen proyek di bidang IT dan pendidikan ini kita dapat merubah cara berfikir kita dari yang buruk menjadi secara aktif,kreatif dan dapat bertanggung jawab untuk kedepannya.

Alat dan Bahan :
laptop
charger
buku

Waktu Kegiatan :
jam  : 08.00-16.00
Hari : kamis
TGL : 10 januari 2019
 

Pembahasan :

Sebelum kita masuk materi manajemen proyek selanjutnya , nah ini materi sebelumnya aku tulis kembali karena kita agar selalu ingat pada materi tersebut.

Prinsip Umum Manajemen Proyek

George R. Terry telah merumuskan fungsi fungsi tersebut sebagai POAC (Planning, Organizing, Actuating dan Controlling).

• Planning (Perencanaan)
• Organizing (Pengorganisasian)
• Actuating (Penggerakan)
• Controling (Pengendalian)

A. Planning (Perencanaan)

    Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan). Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing.

Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

1. Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
2. Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia.
3. Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
4. Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran.

B. Organizing (Pengorganisasian)

    Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.

                       Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

a. Menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.

b. Membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.

c. Mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

d. Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan.

Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :
1. Koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando)
2. Koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
3. Koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando).

1. Koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis :
Pelaksana Konstruksi : koordinasi antara General Superintendant dengan Material Superintendant atau dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant.
Field Supervision Team, koordinasi antara Site Engineer dengan Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi vertikal dan bersifat hirarkis.

2. Koordinasi horizontal dan bersifat satu level :
Pelaksanaan konstruksi, koordinasi antara Material Superintendant dengan Construction Engineer atau dengan Equipment Superintendant merupakan.
Field Supervision Team, koordinasi antara Quantity Engineer atau dengan Quality Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level.

3. Koordinasi diagonal :
Koordinasi antara General Superintendant dengan Site Engineer merupakan koordinasi horizontal dan bersifat satu level, sedangkan koordinasi antara Kepala Satuan Kerja Pekerjaan Civil Works dengan General Superintendant atau dengan Site Engineer merupakan koordinasi vertikal. 

C. Actuating (Penggerakan)

 Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan.

·         Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

·         Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.

·         Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.

·         Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.

·         Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi.

·         Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya.

·         Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan.

·         Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.

·         Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau orang lain menjadi naik emosinya.

·         Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.

·         Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai.

 D. Controlling (Pengendalian)

    Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang) terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana direncanakan dapat dipenuhi.

    Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah: 
·  Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif 
·  Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan) 
·  Prosedur dan cara kerjanya 
·  Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

   Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan. 

Temuan masalah : 
Manajemen proyek belum menyeluruh di terapkan pada saat untuk melakukan suatu hal.

Kesimpulan : 
Jadi untuk melakukan suatu rencana agar mencapai tujuan itu, kita harus melihat dari sisi satu persatu agar nantinya rencana yang kita rencankan itu bisa mencapai tujuan yang diinginkan.

Referensi :
Modul Management Proyek di Bidang IT dan Pendidikan.pdf 

Penutup :
Okey kawan mungkin hanya itu yang bisa saya sampaikan pada hari ini., jangan lupa pantau blog ini ya…!!! 
Semoga bermanfaat bagi kalian semua.
Sekian & terima kasih.

Wassamu’alaikum Wr.Wb.